Efficiënte teams: Waarom psychologische veiligheid belangrijk is in een Scrum Agile methodologie (2/2)

Organisaties zien met terugwerkende kracht voordelen die het mogelijk maken om verbeteringen in productiviteit, capaciteit en kwaliteit te identificeren, en wanneer ze op terugkerende basis worden toegepast, wordt de positieve verandering duidelijk in het leven van mensen, in het gebruik van hun vaardigheden en in het vermogen om op problemen te reageren.

De Retrospective-oefening vergroot ook het vermogen om het team te trainen in het oplossen van minder comfortabele situaties, waardoor de escalatie van onnodige conflicten wordt voorkomen. Het is ook een podium voor het vieren van de successen die zijn behaald in de Sprint als een manier om het gedane werk te erkennen en zich gemotiveerd te voelen. Mensen worden beter en gelukkiger in het uitvoeren van hun activiteiten en de sociale interactie verbetert aanzienlijk.

Maar om efficiënt de beste resultaten te behalen, moet het Scrum-team zich geaccepteerd voelen en betrokken zijn bij de algehele prestaties, als individu en als groep. Daarom kunnen we ons afvragen: Is mijn Scrum-team een effectief team?

De oplossing voor gegevensmodellering

Het gebruik van structuur in de retrospectieve bevordert consistentie en organisatie, en maakt ruimte voor een methodologische reflectiecultuur. De aanpasbaarheid van de modellen aan de hand van de behoeften die door de Scrum-teams zijn geïdentificeerd en de aanmoediging voor consistentie (er wordt verwacht dat de ceremonie elke Sprint plaatsvindt en daarmee de verwachte voordelen), bevordert de implementatie van goede werkwijzen in het team en daarmee de voortzetting van verbetering.

Het is belangrijk om na te denken over de tijd die nodig is voor elke fase van de structuur. Als voorbeeld kunnen we de volgende structuur en de relatieve hoeveelheid toegewezen tijd voor elke fase nemen:

Fase	Tijd (%)
De weg bereiden	5%
Gegevens verzamelen	30%
Inzichten genereren	20%
Beslissen wat te doen	20%
De terugblik sluiten	10%
Schuifeltijd	15%
Totaal	100%

De toepasbaarheid van technieken in retrospectief kan heel bevredigende resultaten opleveren. We kunnen bijvoorbeeld rekening houden met de tijd die nodig is om de terugblik uit te voeren, dat wil zeggen, voor een terugblik die langer duurt dan 2 uur, kunnen we elke 90 minuten een pauze van 10 minuten inlassen. Deze koffiepauze is belangrijk voor het team om nieuwe energie op te doen.

De mogelijkheid om je ceremonie locatie te veranderen kan nieuwe perspectieven bieden. Gewoonlijk vinden retrospectives plaats in een gemeenschappelijke ruimte van het Scrum-team, waardoor artefacten die het team vaak gebruikt tijdens sessies toegankelijk zijn. De verandering van ruimte, zowel fysiek als virtueel (met behulp van online tools), moedigt echter een verandering van perspectief aan met niet-standaard interacties, waardoor de herhaling of herhaling van dezelfde processen die geassocieerd worden met ruimte en gewoonten worden vermeden. Op deze manier maakt een verandering van omgeving nieuwe benaderingen mogelijk en kan het als katalysator werken voor het ontstaan van andere observaties of ideeën.

Geografische spreiding kan van invloed zijn op de psychologische veiligheid, omdat teams op afstand niet zo goed samenwerken als teams in dezelfde ruimte. Maar volgens de industriële organisatiepsychologie versterkt een werkroutine die uitsluitend thuis of op kantoor wordt vastgesteld de betrokkenheid en het persoonlijke welzijn, zonder onderbrekingen in de dagelijkse werkroutine en met een goede balans tussen werk en privé.

Om te helpen bij een duurzamere routine kan de Scrum Master oplossingen vinden die een omgeving van transparantie, delen en samenwerken binnen het team vergemakkelijken en verbeteren, waardoor gevoelens van onzekerheid worden verminderd.

De toekomst van Scrum

Een mogelijke oplossing om de betrokkenheid van het team te vergroten is het activeren van de videocamera, zodat het team elkaar kan observeren terwijl ze deelnemen aan werkvergaderingen of ceremonies, waardoor de interactie en deelname toeneemt alsof ze aanwezig zijn in een Scrum-ruimte. Constante communicatie tussen teamleden op dagelijkse basis, via chat of audio, gebaseerd op hun activiteiten en probleemoplossing, versterkt de sociale banden en verbetert daardoor de integratie van teamleden.

Het oplossen van organisatorische belemmeringen door de Scrum Master draagt ook bij aan het verhogen van de mate van psychologische veiligheid in het Scrum Team, omdat ze zich niet zo blootgesteld voelen aan de stress van wat ze niet kunnen controleren of niet weten hoe ze verder moeten.

Het gebruik van technieken om de retrospectieve te begeleiden en te vergemakkelijken verbetert het verzamelen van gegevens voor inspectie en de daaropvolgende conclusie van actiepunten die in toekomstige Sprints moeten worden toegepast. Voor dit doel kan de Scrum Master van tijd tot tijd zijn toevlucht nemen tot verschillende hulpmiddelen, namelijk het gebruik van DAKI, Meteorologie, Tijdlijnen, Zeilboot, Tevredenheidshistogrammen, naast andere technieken, om de aandacht en betrokkenheid van het team te trekken, zowel persoonlijk als op afstand. Het team in de fysieke ruimte brengen en emotioneel inchecken onthult een effectieve manier om alle teamleden te betrekken, bijvoorbeeld door iedereen te vragen één woord te delen dat beschrijft hoe ze zich voelen.

De toepasbaarheid van enquêtes om het tevredenheidsniveau van het team kwantitatief vast te stellen zijn ook nuttige oplossingen. Door anoniem te reageren op een enquête kun je individuele psychologische tevredenheid (Hoe tevreden ben jij?) en collectieve psychologische tevredenheid (Hoe tevreden zijn wij?) vaststellen. Hierdoor is er wat tijd voor een individueel en informeel gesprek met de elementen van het Scrum-team, wat niet alleen helpt om de mate van tevredenheid en comfort kwalitatief waar te nemen, maar ook de mogelijkheid biedt om elke vorm van ontevredenheid of conflict op te lossen door begrip en het vermogen om te luisteren naar wat iemand te zeggen heeft.

Het is belangrijk om terug te kijken

De toepasbaarheid van methodologieën en technieken kan helpen om de banden tussen teamleden te versterken en hen te betrekken bij de meest kritieke onderwerpen, vrij van vooroordelen en beperkingen die te maken hebben met een gebrek aan vertrouwen. Psychologische veiligheid speelt hier een sleutelrol als overtuiging, en de betrokkenheid en acceptatie in en door het team verbetert de resultaten en de opleveringswaarde aanzienlijk.

Het terugkerende gebruik van Scrum Agile ceremonies tijdens Sprints is uiterst belangrijk voor het beoogde succes. En de Retrospective ceremonie is er verantwoordelijk voor dat er continue verbetering optreedt in de manier waarop het team met elkaar omgaat en werkt in de Sprint, samen problemen overwint en de waarde levert die ze hebben toegezegd door de stories te accepteren.

Nuno Sousa
Bedrijfsanalist bij Polarising

Bronnen:

• O Guia Scrum, 2020, URL: https://scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-Portuguese-European.pdf
• Vijf ijsbrekers die Scrum Alliance Scrum Masters gebruiken om vertrouwen in teams op te bouwen, URL: https://resources.scrumalliance.org/Article/icebreakers-scrum-alliance-masters-use-build-trust-teams
• Ontmoet Jeff Sutherland, Ontmoet Ken Schwaber (2020), De Scrumgids, URL: https://scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-US.pdf#zoom=100
• Bouwen aan een psychologisch veilige werkplek | Amy Edmondson | TEDxHGSE (2015). URL: https://youtu.be/LhoLuui9gX8
• Psychologische Veiligheid Retrospectief. URL: https://www.teamretro.com/retrospectives/psychological-safety-retrospective
• Handleiding: Teameffectiviteit begrijpen, Google, ReWork. URL: https://rework.withgoogle.com/print/guides/5721312655835136/
• 5 Passos para melhorar as dinâmicas para retrospectivas scrum. Lauren Moon (2015). Blog: https://blog.trello.com/br/dinamicas-retrospectivas-scrum
• Derby, E., Larsen, D., & Schwaber, K. (2006). Agile retrospectieven: Van goede teams geweldige teams maken. Pragmatische boekenplank.
• Schulte, M., Cohen, N. A., & Klein, K. J. (2012). De co-evolutie van netwerkbanden en percepties van teampsychologische veiligheid. Organisatiewetenschap, 23(2), 564-581.
• Khanna, D., & Wang, X. (2022, juni). Are Your Online Agile Retrospectives Psychologically Safe? the Usage of Online Tools. In Agile Processes in Software Engineering and Extreme Programming: 23rd International Conference on Agile Software Development, XP 2022, Kopenhagen, Denemarken, 13-17 juni 2022, Proceedings (pp. 35-51). Cham: Springer International Publishing. URL: https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-3-031-08169-9_3
• James, M., & Walter, L. (2010). Scrum referentiekaart. CollabNet Inc. URL: http://cs.wheatoncollege.edu/mgousie/comp401/scrumReferenceCard2017.pdf
• A segurança psicológica no trabalho híbrido (2022), URL: https://blog.xtree.com.vc/trabalho-hibrido/
• Sousa, N. M., Costa, C. J., & Aparício, M. (2017). Ba: um fator determinante no uso de sistemas de gestão do conhecimento, (22), 1-19. URL: https://repositorio.iscte-iul.pt/bitstream/10071/14210/5/n22a02.pdf